1- المقدمة

يُعد التحول الرقمي أحد الركائز الأساسية في رؤية المملكة 2030، حيث تسعى المؤسسات الحكومية والخاصة إلى رقمنة العمليات، تحسين الكفاءة، وتقديم خدمات ذكية. تُعد إدارة الملفات إلكترونيًا، الأرشفة الرقمية، والحفظ الإلكتروني من أهم مكونات هذا التحول، فهي تُسهم في تقليل الاعتماد على الورق، تسريع الوصول إلى المعلومات، وضمان الأمان والامتثال. تهدف هذه الدورة إلى تمكين الموظفين، مشرفي الأرشيف، وفرق التميز من تطبيق أفضل الممارسات في التحول الرقمي لإدارة الوثائق وبناء أنظمة حفظ إلكتروني فعّالة ومستدامة.

2- نبذة عن الدورة

الدورة بعنوان “التحول الرقمي وإدارة الملفات: الأرشفة والحفظ الإلكتروني” هي برنامج تدريبي عملي يُركّز على دمج التقنية مع إدارة المعلومات. من خلال أدوات مثل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، السحابة (Cloud Storage)، و التعرف الضوئي على النصوص (OCR)، يتعلم المشاركون كيفية تحويل الملفات الورقية إلى رقمية، تنظيمها، وأرشفتها بطريقة آمنة وسهلة الاسترجاع، بما يتماشى مع معايير التحول الرقمي والتميز المؤسسي.

3- محاور الدورة

• 🎯 مقدمة إلى التحول الرقمي في إدارة الملفات: لماذا نتحول من الورقي إلى الرقمي؟
• 📄 رقمنة الملفات الورقية: المسح الضوئي، التعرف الضوئي (OCR)، والتصنيف.
• 🗂️ أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS): المفهوم، المكونات، والأمثلة.
• ☁️ الحفظ السحابي: Google Drive، Microsoft OneDrive، وSharePoint للمؤسسات.
• 🔒 الأمان والصلاحيات: التشفير، التحكم في الوصول، والنسخ الاحتياطي.
• 🔄 دورة حياة الملف الإلكتروني: الإنشاء، المراجعة، الأرشفة، والإتلاف.
• 🏷️ تصنيف وفهرسة الملفات: أنظمة التسمية، العلامات، والبحث الذكي.
• 📋 الامتثال والمعايير: ISO 15489، سياسات الحفظ، ومتطلبات التدقيق.

4- أهداف الدورة

• 🎯 فهم مفهوم التحول الرقمي وأهميته في إدارة الملفات.
• 📄 تحويل الملفات الورقية إلى رقمية باستخدام أدوات فعّالة.
• 🗂️ استخدام أنظمة EDMS لإدارة المستندات إلكترونيًا.
• ☁️ تخزين الملفات إلكترونيًا عبر منصات سحابية آمنة.
• 🔒 تطبيق إجراءات أمنية لحماية الملفات الرقمية.
• 🔄 إدارة دورة حياة الملفات من الإنشاء إلى الإتلاف.
• 🏷️ تصنيف الملفات وفهرستها لتسهيل البحث والاسترجاع.
• 📋 الالتزام بالمعايير التنظيمية والمتطلبات القانونية.

5- مميزات الدورة

• 💡 منهجية عملية تجمع بين التحول الرقمي، إدارة المعلومات، والأمن السيبراني.
• 📊 أدوات عملية: قوالب تصنيف ملفات، دليل رقمنة، نماذج سياسات حفظ إلكتروني.
• 🎯 ورش عمل: رقمنة ملف ورقي + تحميله على نظام سحابي + تصنيفه وفهرسته.
• 👥 دراسات حالة من مؤسسات نجحت في التحول الرقمي لإدارة الملفات.
• 👨‍🏫 مدرب متخصص في التحول الرقمي، الأرشفة الإلكترونية، أو إدارة السجلات.
• 📄 مواد تدريبية شاملة قابلة للتعديل (PDF، PPT، فيديوهات تعليمية).
• 🔄 تركيز على تطبيقات واقعية تُحدث فرقًا من اليوم الأول.

6- الفئة المستهدفة

• موظفو الأرشيف، المحفوظات، وإدارة المستندات.
• مشرفو الإدارات، التميز المؤسسي، وفرق التحول الرقمي.
• أخصائيو تقنية المعلومات، الأمن السيبراني، والبيانات.
• جميع من يُشارك في حفظ، تصنيف، أو استرجاع الملفات.

7- مخرجات التدريب

• 🎯 فهم عميق لعملية التحول الرقمي في إدارة الملفات.
• 📄 رقمنة الملفات الورقية بدقة وكفاءة.
• 🗂️ استخدام أنظمة EDMS لإدارة الوثائق.
• ☁️ تخزين الملفات إلكترونيًا عبر منصات سحابية.
• 🔒 تطبيق إجراءات أمنية فعّالة.
• 🔄 إدارة دورة حياة الملفات إلكترونيًا.
• 🏷️ تصنيف الملفات وفهرستها بطرق ذكية.
• 📋 الامتثال للمعايير والمتطلبات التنظيمية.

8- التقييم القبلي والبعدي

• التقييم القبلي: استبيان يقيس مستوى المعرفة بالتحول الرقمي، مع تحليل لبيئة حفظ حالية (ورقي/رقمي).
• التقييم البعدي: مشروع تطبيقي: رقمنة مجموعة ملفات + إنشاء هيكل أرشفة إلكتروني + عرض تقديمي + استبيان رضا.