1- المقدمة

تُعد إدارة الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية عنصرًا حيويًا لتحقيق الشفافية، الحوكمة، والكفاءة التشغيلية. وتحقيقًا لمتطلبات الرقابة، التدقيق، والحفاظ على الأصول المؤسسية، بات من الضروري تطبيق أنظمة دقيقة في مراقبة الوثائق وإدارة السجلات وفق معايير وطنية ودولية. تهدف هذه الدورة إلى تمكين موظفي الأرشيف، المحفوظات، وفرق التميز من تطبيق أفضل الممارسات في تصنيف، توثيق، ومراقبة السجلات الحكومية لضمان الاستدامة، الامتثال، وسهولة الاسترجاع.

2- نبذة عن الدورة

الدورة بعنوان “إدارة الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية: مراقبة الوثائق وإدارة السجلات” هي برنامج تدريبي متخصص يُركّز على الجانب التنظيمي والرقابي في إدارة المعلومات الحكومية. من خلال معايير مثل نظام إدارة السجلات (Records Management System)، مدة الاحتفاظ بالوثائق، و سياسات الإتلاف الآمن، يتعلم المشاركون كيفية بناء نظام متكامل لإدارة السجلات يُسهم في دعم الحوكمة، منع الفساد، وتحقيق التميز المؤسسي.

3- محاور الدورة

• 🎯 مقدمة إلى إدارة السجلات في القطاع الحكومي: الأهمية، التحديات، والمتطلبات القانونية.
• 🗂️ تصنيف الوثائق والسجلات: حسب النوع (إدارية، مالية، تقنية)، والسرية.
• 📅 مدة الاحتفاظ بالسجلات: الجداول الزمنية للحفظ والإتلاف.
• 🔍 مراقبة الوثائق: تتبع الحركة، التحديثات، والنسخ.
• 🔄 دورة حياة السجلات: الإنشاء، الاستخدام، الأرشفة، والإتلاف.
• 🔒 الأمن والسرية: التحكم في الوصول، التوثيق، والنسخ الاحتياطي.
• 📋 نظام إدارة السجلات (RMS): المكونات، الفوائد، وأمثلة تطبيقية.
• ⚖️ الامتثال والتدقيق: متطلبات الجهات الرقابية (ديوان المظالم، التدقيق الداخلي، نزاهة).

4- أهداف الدورة

• 🎯 فهم أهمية إدارة السجلات في تعزيز الشفافية والحوكمة.
• 🗂️ تطبيق نظام تصنيف دقيق للوثائق والسجلات الحكومية.
• 📅 تحديد مدة الاحتفاظ بالسجلات وفق السياسات المعتمدة.
• 🔍 مراقبة حركة الوثائق وضمان سلامتها.
• 🔄 إدارة دورة حياة السجلات بكفاءة.
• 🔒 حماية السجلات الحساسة من الوصول غير المصرح به.
• 📋 استخدام أنظمة إدارة السجلات (RMS) بفعالية.
• ⚖️ الامتثال لمتطلبات التدقيق والجهات الرقابية.

5- مميزات الدورة

• 💡 منهجية رقابية تجمع بين الإدارة، القانون، والتكنولوجيا.
• 📊 أدوات عملية: جداول مدة الاحتفاظ، نماذج تتبع الوثائق، دليل إدارة السجلات.
• 🎯 ورش عمل: تصميم خطة إدارة سجلات لقسم حكومي افتراضي.
• 👥 دراسات حالة من أجهزة حكومية نجحت في تطبيق أنظمة مراقبة فعّالة.
• 👨‍🏫 مدرب متخصص في إدارة السجلات، التميز المؤسسي، أو التدقيق الداخلي.
• 📄 مواد تدريبية شاملة قابلة للتعديل (PDF، PPT، Excel).
• 🔄 تركيز على بناء نظام حوكمة معلومات قوي وقائم على الأدلة.

6- الفئة المستهدفة

• موظفو الأرشيف، المحفوظات، وإدارة السجلات.
• مشرفو الإدارات، التميز المؤسسي، والرقابة الداخلية.
• أخصائيو التدقيق، الامتثال، وديوان المظالم.
• جميع من يُشارك في حفظ، تتبع، أو إدارة الوثائق الحكومية.

7- مخرجات التدريب

• 🎯 فهم عميق لأهمية إدارة السجلات في القطاع الحكومي.
• 🗂️ تطبيق نظام تصنيف دقيق للوثائق.
• 📅 تحديد مدة الاحتفاظ بالسجلات بدقة.
• 🔍 تتبع حركة الوثائق ومراقبتها.
• 🔄 إدارة دورة حياة السجلات بشكل احترافي.
• 🔒 حماية السجلات الحساسة من التسريب أو الفقدان.
• 📋 استخدام أنظمة إدارة السجلات (RMS) بكفاءة.
• ⚖️ الامتثال للمتطلبات الرقابية والتدقيقية.

8- التقييم القبلي والبعدي

• التقييم القبلي: استبيان يقيس مستوى المعرفة بإدارة السجلات، مع تحليل لخطة حفظ حالية في الجهة.
• التقييم البعدي: مشروع تطبيقي: تصميم نظام إدارة سجلات + جدول احتفاظ + عرض تقديمي + استبيان رضا.