1- المقدمة

في عصر التحول الرقمي، باتت إدارة الوثائق والمحفوظات لا تعتمد فقط على الحفظ المادي، بل على الأنظمة الرقمية الذكية التي تُسهم في تنظيم الملفات، تسريع الوصول، وضمان الأمان والامتثال. تُعد الأرشفة الرقمية حجر الزاوية في بناء مؤسسات ذكية قادرة على إدارة كميات هائلة من البيانات بكفاءة. تهدف هذه الدورة إلى تمكين موظفي المحفوظات، المشرفين، وفرق التميز من استخدام أحدث النظم التطبيقية لإدارة الوثائق (EDMS) وتحويل المؤسسة إلى بيئة رقمية منظمة، آمنة، وفعّالة.

2- نبذة عن الدورة

الدورة بعنوان “النظم التطبيقية الحديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات والأرشفة الرقمية للملفات” هي برنامج تدريبي متقدم يُركّز على دمج التكنولوجيا مع إدارة المعلومات. من خلال أدوات مثل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، الذكاء الاصطناعي في التصنيف، و الحلول السحابية (Cloud Archiving)، يتعلم المشاركون كيفية توثيق الملفات، تصنيفها تلقائيًا، وحمايتها من الضياع أو التلف، مع ضمان سهولة الاسترجاع والامتثال التنظيمي.

3- محاور الدورة

• 🎯 مقدمة إلى إدارة الوثائق الرقمية: التحول من الأرشفة الورقية إلى الرقمية.
• 🗂️ أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS): مفهومها، مكوناتها، ومزاياها.
• 🔍 تصنيف وفهرسة الملفات: أنظمة التسمية، العلامات (Tags)، والتصنيف الآلي.
• ☁️ الأرشفة السحابية: Google Drive، Microsoft SharePoint، وOneDrive للمؤسسات.
• 🔒 الأمان والصلاحيات: التحكم في الوصول، التشفير، والنسخ الاحتياطي.
• 🔄 دورة حياة المستند: الإنشاء، المراجعة، التوثيق، الأرشفة، والإتلاف.
• 🤖 الذكاء الاصطناعي في الأرشفة: التعرف على النصوص (OCR)، التصنيف التلقائي، والبحث الذكي.
• 📋 الامتثال والمعايير: ISO 15489، قوانين الحفظ، ومتطلبات التدقيق.

4- أهداف الدورة

• 🎯 فهم أهمية التحول الرقمي في إدارة الوثائق والمحفوظات.
• 🗂️ التعرف على أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) واستخدامها.
• 🔍 تطبيق أساليب فعّالة لتصنيف وفهرسة الملفات.
• ☁️ استخدام الأنظمة السحابية للأرشفة الآمنة والمنظمة.
• 🔒 ضمان أمان الملفات والتحكم في الصلاحيات.
• 🔄 إدارة دورة حياة المستندات من الإنشاء إلى الإتلاف.
• 🤖 الاستفادة من الذكاء الاصطناعي في الأرشفة الذكية.
• 📋 الالتزام بالمعايير والمتطلبات التنظيمية للحفظ.

5- مميزات الدورة

• 💡 منهجية متقدمة تجمع بين التكنولوجيا، الإدارة، والامتثال.
• 📊 أدوات عملية: قوالب تصنيف ملفات، دليل استخدام EDMS، نماذج سياسات أرشفة.
• 🎯 ورش عمل: تجربة مباشرة على أنظمة مثل SharePoint، Google Workspace، أو نظام EDMS افتراضي.
• 👥 دراسات حالة من مؤسسات نجحت في التحول الرقمي للمحفوظات (وزارات، بنوك، جامعات).
• 👨‍🏫 مدرب متخصص في إدارة المعلومات، التحول الرقمي، أو الأرشفة الإلكترونية.
• 📄 مواد تدريبية شاملة قابلة للتعديل (PDF، PPT، فيديوهات تعليمية).
• 🔄 تركيز على تطبيقات واقعية تُحدث فرقًا فوريًا في كفاءة المؤسسة.

6- الفئة المستهدفة

• موظفو المحفوظات، الأرشيف، وإدارة المستندات.
• مشرفو الإدارات، التميز المؤسسي، وفرق التحول الرقمي.
• أخصائيو تقنية المعلومات، الأمن السيبراني، وقواعد البيانات.
• جميع من يُشارك في حفظ، تصنيف، أو استرجاع الوثائق.

7- مخرجات التدريب

• 🎯 فهم عميق لعملية التحول الرقمي في الأرشفة.
• 🗂️ استخدام أنظمة EDMS بكفاءة.
• 🔍 تصنيف الملفات بطريقة منظمة وذكية.
• ☁️ إدارة الملفات عبر الأنظمة السحابية.
• 🔒 تطبيق إجراءات أمنية فعّالة.
• 🔄 إدارة دورة حياة المستندات بشكل احترافي.
• 🤖 استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لتسهيل الأرشفة.
• 📋 الامتثال للمعايير التنظيمية والدولية.

8- التقييم القبلي والبعدي

• التقييم القبلي: استبيان يقيس مستوى المعرفة بالأنظمة الرقمية، مع تحليل لبيئة أرشفة حالية في المؤسسة.
• التقييم البعدي: مشروع تطبيقي: تصميم هيكل أرشفة رقمي + تحميل عينة ملفات + عرض تقديمي + استبيان رضا.