1- المقدمة

أصبح تنظيم الفعاليات والمؤتمرات عنصرًا استراتيجيًا في نجاح المؤسسات الحكومية والخاصة، سواء كانت فعاليات تعليمية، ترويجية، ثقافية، أو رسمية. يُعد التنظيم المحكم لهذه الفعاليات مؤشرًا على الاحترافية، الكفاءة، وصورة المؤسسة العامة. تهدف هذه الدورة إلى تمكين المخططين، منظمي الفعاليات، وفرق الدعم من تطبيق منهجية شاملة لـ تخطيط، تنفيذ، ومتابعة الفعاليات والمؤتمرات بدقة، من الفكرة الأولى إلى التقييم النهائي.

2- نبذة عن الدورة

الدورة بعنوان “تنظيم الفعاليات والمؤتمرات” هي برنامج تدريبي عملي يُركّز على دورة حياة الفعالية من الألف إلى الياء. من خلال نماذج عالمية مثل نموذج خطة الفعالية (Event Plan Template)، مصفوفة المهام والمسؤوليات (RACI)، و دليل إدارة المخاطر في الفعاليات، يتعلم المشاركون كيفية تحديد الأهداف، اختيار الموقع، إدارة الميزانية، والتعامل مع الطوارئ لضمان نجاح الفعالية.

3- محاور الدورة

• 🎯 مقدمة إلى تنظيم الفعاليات: أنواع الفعاليات (مؤتمرات، معارض، حفلات، ورش عمل).
• 📌 تحديد أهداف الفعالية: تعليمية، ترويجية، تواصلية، أو تمويلية.
• 📅 الجدولة والتخطيط الزمني: خارطة طريق من 3 إلى 12 شهرًا.
• 📍 اختيار الموقع والمرافق: القاعات، التجهيزات، الوصول، والخدمات اللوجستية.
• 💰 إعداد الميزانية وتتبع المصروفات: التقدير، الموردين، والطوارئ.
• 👥 إدارة الفرق والمهام: تقسيم المهام، RACI، والمتابعة.
• 📢 الاتصال والتسويق للفعالية: الدعوات، وسائل التواصل، والمشاركة.
• 🚨 إدارة المخاطر والطوارئ: خطط بديلة، الإخلاء، والدعم الطبي.

4- أهداف الدورة

• 🎯 فهم أنواع الفعاليات وأهمية التخطيط المسبق.
• 📌 تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس للفعالية.
• 📅 وضع جدول زمني دقيق يغطي جميع مراحل التنفيذ.
• 📍 اختيار الموقع والمرافق المناسبة.
• 💰 إعداد ميزانية واقعية ومراقبة الإنفاق.
• 👥 تشكيل فريق عمل منظم وتوزيع المهام بكفاءة.
• 📢 الترويج للفعالية وزيادة المشاركة.
• 🚨 التحضير للطوارئ واتخاذ قرارات سريعة أثناء التنفيذ.

5- مميزات الدورة

• 💡 منهجية عملية تشمل كامل دورة حياة الفعالية.
• 📊 أدوات عملية: قوالب خطة فعالية، جداول ميزانية، جداول متابعة، دليل الطوارئ.
• 🎯 ورش عمل: تصميم فعالية افتراضية (مؤتمر، معرض، حفل تكريم).
• 👥 دراسات حالة من فعاليات ناجحة (محليًا وعالميًا) ودروس مستفادة من الفشل.
• 👨‍🏫 مدرب متخصص في تنظيم الفعاليات، العلاقات العامة، أو التميز المؤسسي.
• 📄 مواد تدريبية شاملة قابلة للتعديل (PDF، PPT، Excel).
• 🔄 تركيز على التطبيق العملي والتنفيذ الفعّال.

6- الفئة المستهدفة

• مخططو الفعاليات، منسقو البرامج، وفرق الدعم.
• مديرو العلاقات العامة، الإعلام، والاتصال المؤسسي.
• أخصائيو التسويق، الترويج، وتنظيم المعارض.
• مشرفو الأنشطة في الوزارات، الجامعات، أو المراكز الثقافية.
• جميع من يُشارك في تنظيم أو دعم الفعاليات والمؤتمرات.

7- مخرجات التدريب

• 🎯 فهم عميق لعملية تنظيم الفعاليات.
• 📌 تحديد أهداف واقعية وقابلة للقياس.
• 📅 إعداد جدول زمني شامل ودقيق.
• 📍 اختيار المواقع والمرافق بفعالية.
• 💰 إدارة الميزانية وتقليل الهدر.
• 👥 توزيع المهام وقيادة الفرق بنجاح.
• 📢 الترويج للفعالية وزيادة الحضور.
• 🚨 التصرف السريع في الطوارئ وضمان السلامة.

8- التقييم القبلي والبعدي

• التقييم القبلي: استبيان يقيس مستوى الخبرة في تنظيم الفعاليات، مع تحليل خطة فعالية سابقة.
• التقييم البعدي: مشروع تطبيقي: تصميم خطة فعالية كاملة + عرض تقديمي + استبيان رضا.