1- المقدمة

أصبح تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والأنشطة فنًا إداريًا واستراتيجيًا يتطلب <strongمهارة في التخطيط، التنسيق، إدارة الوقت، والتعامل مع الأزمات. ولا يقتصر النجاح على الحضور الكبير، بل يُقاس بجودة التجربة، تحقيق الأهداف، وتأثير الحدث على الجمهور والمجتمع. تهدف هذه الدورة إلى تمكين منظمي الفعاليات، أخصائيي العلاقات العامة، ومدراء المشاريع من فهم واستخدام <strongمجموعة متكاملة من المهارات التي تُحدث فرقًا حقيقيًا في نجاح أي حدث – من الفكرة إلى التقييم النهائي.

2- نبذة عن الدورة

الدورة بعنوان “فن المهارات المتكاملة في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والأنشطة” هي برنامج تدريبي متقدم يستند إلى أفضل الممارسات العالمية في <strongإدارة المشاريع، خدمة العملاء، والتواصل المؤسسي. من خلال دراسات حالة واقعية، ورش عمل مباشرة، ومحاكاة كاملة لحدث افتراضي، يتعلم المشاركون كيفية <strongتحويل الرؤية إلى حدث ناجح عبر سلسلة من المهارات المترابطة بدقة: التخطيط، التنفيذ، إدارة الفرق، والقياس.

3- محاور الدورة

• 🎯 مقدمة إلى فن تنظيم الفعاليات: ما الفرق بين “الحدث” و”التجربة”؟
• 📚 المهارة الأولى: التخطيط الاستراتيجي للحدث:
  • 🔹 تحديد الأهداف (توعية، تواصل، تمويل)
  • 🔹 تحديد الجمهور المستهدف بدقة
  • 🔹 اختيار النوع المناسب (مؤتمر، ورشة، معرض، حملة مجتمعية)
• 📊 المهارة الثانية: إدارة الوقت والميزانية:
  • 🔹 وضع جدول زمني دقيق (Timeline)
  • 🔹 تقدير التكاليف وتحديد الأولويات
  • 🔹 استخدام أدوات مثل Gantt Chart وExcel
• 🔄 المهارة الثالثة: التنسيق مع الشركاء والجهات المعنية:
  • 🔹 التعامل مع الجهات الحكومية والراعين
  • 🔹 التعاقد مع الموردين (ديكور، صوتيات، طعام)
  • 🔹 إدارة علاقات المتحدثين والضيوف
• 📈 المهارة الرابعة: تصميم تجربة المشارك (Attendee Experience):
  • 🔹 رحلة المشارك: من التسجيل إلى الخروج
  • 🔹 الأنشطة التفاعلية (Networking, Gamification)
  • 🔹 توفير خدمات عالية الجودة (استقبال، إرشاد، دعم تقني)
• 🔍 المهارة الخامسة: إدارة الفريق والتفويض الفعّال:
  • 🔹 تكوين فريق عمل متخصص
  • 🔹 توزيع المهام وتحديد المسؤوليات
  • 🔹 متابعة الأداء وحل التحديات بسرعة
• 🛡️ المهارة السادسة: إدارة الطوارئ وتقليل المخاطر:
  • 🔹 توقع المشكلات المحتملة (تأخير، عطل تقني، قلة حضور)
  • 🔹 وضع خطط بديلة (Contingency Plans)
  • 🔹 التواصل السريع مع الفرق عند الأزمات
• 🌱 حالات دراسة واقعية: كيف نجح مؤتمر كبير رغم التحديات اللوجستية؟ + تحليل نشاط مجتمعي حقق تأثيرًا واسعًا.

4- أهداف الدورة

• 🎯 فهم طبيعة الفعالية كمشروع استراتيجي.
• 📚 تطوير مهارة التخطيط الشامل للحدث.
• 📊 إدارة الوقت والميزانية بكفاءة.
• 🔄 التنسيق الفعّال مع جميع الأطراف المعنية.
• 📈 تصميم تجربة مميزة للمشاركين.
• 🔍 بناء وإدارة فريق عمل منسجم.
• 🛡️ التعامل مع الأزمات بذكاء وسرعة.
• 🌱 قياس أثر الحدث وتحسين المستقبل.

5- مميزات الدورة

• 💡 منهجية متكاملة تجمع بين إدارة المشاريع، خدمة العملاء، والتميز المؤسسي.
• 📊 أدوات عملية: نماذج جدول زمني، قوالب ميزانية، دليل “مهارات تنظيم الفعاليات”.
• 🎯 ورش عمل: تخطيط حدث كامل + إدارة أزمة + تصميم رحلة مشارك.
• 👥 دراسات حالة من مؤتمرات وفعاليات ناجحة محليًا وعالميًا.
• 👨‍🏫 مدرب متخصص في HSE، التميز المؤسسي، أو العلاقات العامة – خبير في تنظيم الفعاليات.
• 📄 مواد تدريبية شاملة قابلة للتعديل (PDF، PPT، Excel).
• 🔄 تركيز على تطبيقات واقعية تُحدث فرقًا في كفاءة التنفيذ.

6- الفئة المستهدفة

• منظمو الفعاليات، أخصائيو العلاقات العامة والإعلام.
• مشرفو الفرق، ومدراء المشاريع والبرامج.
• موظفو الوزارات، الهيئات، والشركات الكبرى.
• جميع من يُشارك في تخطيط أو تنفيذ مؤتمرات وأنشطة.

7- مخرجات التدريب

• 🎯 فهم عميق لأهمية التخطيط الشامل.
• 📚 إدارة الوقت والميزانية بكفاءة.
• 📊 التنسيق مع الشركاء بنجاح.
• 🔄 تقديم تجربة استثنائية للمشاركين.
• 📈 بناء فريق عمل فعّال.
• 🔍 التعامل مع الأزمات بثقة.
• 🛡️ قياس الأثر واتخاذ القرار.
• 🌱 تنفيذ فعاليات ناجحة ومحترفة.

8- التقييم القبلي والبعدي

• التقييم القبلي: استبيان يقيس مستوى الخبرة في تنظيم الفعاليات، مع تحليل لحدث سابق واجه تحديات.
• التقييم البعدي: مشروع تطبيقي: تخطيط حدث كامل + إدارة أزمة + عرض تقديمي + استبيان رضا.