1- المقدمة

في عصر التحول الرقمي، أصبحت الأدوات التقنية أداة لا غنى عنها في رفع كفاءة العمل المكتبي، تبسيط العمليات، وتقليل الأخطاء البشرية. لم يعد المكتب التقليدي كافيًا، بل أصبح من الضروري اعتماد حلول رقمية تُسهم في إدارة المهام، الملفات، المراسلات، والمواعيد بذكاء وسرعة. تهدف هذه الدورة إلى تمكين موظفي المكاتب، الأمانة، ومدراء الإدارات من استخدام أفضل الأدوات التقنية الحديثة لتحويل المكتب إلى بيئة عمل ذكية، منظمة، وفعّالة.

2- نبذة عن الدورة

الدورة بعنوان “الأدوات التقنية لإدارة المكتب” هي برنامج تدريبي عملي يُركّز على تطبيق الحلول الرقمية في بيئة العمل اليومية. من خلال أدوات مثل حزمة Microsoft 365 / Google Workspace، أنظمة إدارة المهام (Task Management)، و التوقيع الإلكتروني، يتعلم المشاركون كيفية استخدام التكنولوجيا لتنظيم العمل، تحسين التواصل، وتحقيق إنتاجية أعلى بأقل جهد.

3- محاور الدورة

• 🎯 مقدمة إلى التحول الرقمي في المكتب: أهمية الأدوات التقنية في تحسين الأداء.
• 📧 إدارة البريد الإلكتروني بكفاءة: الفلاتر، التصنيف، القوائم، والردود التلقائية.
• 📅 استخدام التقويمات الرقمية: جدولة الاجتماعات، التذكيرات، والمشاركة مع الفريق.
• 🗂️ الأرشفة السحابية: Google Drive، OneDrive، وDropbox (تنظيم الملفات والوصول المشترك).
• 📋 أدوات إدارة المهام: Microsoft To Do، Google Tasks، Trello، Asana.
• 📝 الوثائق المشتركة والتحرير الجماعي: Google Docs، Microsoft Word Online.
• ✍️ التوقيع الإلكتروني: استخدام أدوات مثل Adobe Sign، DocuSign، أو منصات حكومية.
• 🔒 الأمان والخصوصية: كلمات المرور، التحقق بخطوتين، وحماية البيانات.

4- أهداف الدورة

• 🎯 فهم أهمية التحول الرقمي في تحسين إدارة المكتب.
• 📧 إدارة البريد الإلكتروني بشكل منظم وفعال.
• 📅 استخدام التقويمات الرقمية لتخطيط المهام والاجتماعات.
• 🗂️ تنظيم الملفات باستخدام الأرشفة السحابية.
• 📋 تتبع المهام باستخدام أدوات رقمية.
• 📝 التعاون في تحرير الوثائق بشكل آني وآمن.
• ✍️ تطبيق التوقيع الإلكتروني لتقليل الورق وتسريع الإجراءات.
• 🔒 تطبيق مبادئ الأمان الرقمي في العمل اليومي.

5- مميزات الدورة

• 💡 منهجية عملية تركز على الأدوات الرقمية المستخدمة يوميًا.
• 📊 أدوات عملية: قوالب استخدام، دليل خطوة بخطوة، نماذج تطبيقية.
• 🎯 ورش عمل: تجربة مباشرة على أدوات مثل Trello، Google Drive، والتوقيع الإلكتروني.
• 👥 دراسات حالة من مؤسسات نجحت في التحول الرقمي للمكاتب.
• 👨‍🏫 مدرب متخصص في التقنية، التحول الرقمي، أو إدارة المكاتب.
• 📄 مواد تدريبية شاملة قابلة للتعديل (PDF، PPT، روابط تطبيقات).
• 🔄 تركيز على تطبيقات فورية تُحدث فرقًا من اليوم الأول.

6- الفئة المستهدفة

• موظفو المكاتب، السكرتارية، وأمناء الصناديق.
• مشرفو الإدارات، مدراء المشاريع، وفرق التميز.
• جميع من يُدير أو يُشارك في العمل المكتبي باستخدام الحاسوب.

7- مخرجات التدريب

• 🎯 فهم عميق لأهمية الأدوات التقنية في المكتب.
• 📧 إدارة البريد بشكل فعّال ومنظّم.
• 📅 استخدام التقويمات الرقمية بذكاء.
• 🗂️ تنظيم الملفات إلكترونيًا ومشاركتها بأمان.
• 📋 تتبع المهام باستخدام أدوات رقمية.
• 📝 التعاون في تحرير الوثائق في الوقت الفعلي.
• ✍️ استخدام التوقيع الإلكتروني بثقة.
• 🔒 تطبيق مبادئ الأمان الرقمي في العمل.

8- التقييم القبلي والبعدي

• التقييم القبلي: استبيان يقيس مستوى استخدام الأدوات التقنية، مع تحليل لطريقة العمل الحالية.
• التقييم البعدي: مشروع تطبيقي: إعداد مكتب رقمي افتراضي + عرض أدوات مستخدمة + استبيان رضا.