1- المقدمة

تُعد الاجتماعات أداة أساسية للتواصل، اتخاذ القرار، وتنسيق العمل داخل المؤسسات، لكنها في كثير من الأحيان تكون غير منظمة، مملة، أو بلا نتائج ملموسة. يُعد التخطيط الفعّال للإجتماعات مفتاحًا لتحقيق الكفاءة، التركيز، وتحقيق الأهداف. تهدف هذه الدورة إلى تمكين المديرين، قادة الفرق، وموظفي الدعم الإداري من تطبيق منهجية شاملة لـ تخطيط الاجتماعات، إدارتها بفعالية، ومتابعة النتائج، لتحويل الاجتماعات من مجرد لقاءات إلى فرص إنتاجية لدفع عجلة العمل قُدمًا.

2- نبذة عن الدورة

الدورة بعنوان “التنظيم والتخطيط: تخطيط وإدارة الاجتماعات” هي برنامج تدريبي عملي يُركّز على تحويل الاجتماعات إلى أداة استراتيجية للإنتاجية. من خلال نماذج عالمية مثل نموذج جدول أعمال الاجتماع (Agenda Template)، مصفوفة تحديد المشاركين، و نظام متابعة القرارات (Action Tracker)، يتعلم المشاركون كيفية تحديد الغرض من الاجتماع، دعوة المشاركين المناسبين، إدارة الوقت، وضمان تنفيذ النتائج.

3- محاور الدورة

• 🎯 أهمية الاجتماعات الفعّالة: العلاقة بين التخطيط والنتائج.
• 📌 تحديد هدف الاجتماع: هل هو لاتخاذ قرار؟ متابعة؟ حل مشكلة؟
• 📋 إعداد جدول الأعمال: البنود، الوقت المخصص، والمسؤول عن كل بند.
• 👥 اختيار المشاركين المناسبين: من يجب أن يحضر؟ ومن يمكنه المتابعة فقط؟
• 📅 جدولة الاجتماع: التوقيت، المدة، والمكان (حضوري أو افتراضي).
• 🎤 إدارة الاجتماع بفعالية: القيادة، التيسير، التحكم في الوقت، ومنع الانحراف.
• 📝 توثيق المخرجات: محضر الاجتماع، قرارات، ومتابعات.
• 🔄 نظام متابعة المهام: توزيع المهام، المواعيد النهائية، والمراجعة.

4- أهداف الدورة

• 🎯 فهم أهمية الاجتماعات كأداة إنتاجية وليس مجرد تجمع.
• 📌 تحديد هدف واضح لكل اجتماع قبل الدعوة إليه.
• 📋 إعداد جدول أعمال منظم وواقعي.
• 👥 دعوة المشاركين المناسبين فقط لضمان الكفاءة.
• 📅 جدولة الاجتماعات في الوقت والشكل المناسب.
• 🎤 إدارة الاجتماعات بفعالية واحترافية.
• 📝 توثيق المخرجات والقرارات بدقة.
• 🔄 متابعة تنفيذ المهام وضمان الإنجاز.

5- مميزات الدورة

• 💡 منهجية عملية تجمع بين التنظيم، التخطيط، والقيادة.
• 📊 أدوات عملية: قوالب جدول أعمال، نماذج محضر اجتماع، جداول متابعة المهام.
• 🎯 ورش عمل: تخطيط اجتماع افتراضي + إدارة تمثيلية + توثيق النتائج.
• 👥 دراسات حالة من اجتماعات ناجحة وفاشلة في مؤسسات حكومية وخاصة.
• 👨‍🏫 مدرب متخصص في التميز المؤسسي، القيادة، أو إدارة الوقت.
• 📄 مواد تدريبية شاملة قابلة للتعديل (PDF، PPT، Excel).
• 🔄 تركيز على تطبيقات مباشرة تُحدث فرقًا فوريًا في بيئة العمل.

6- الفئة المستهدفة

• مديرو الإدارات، المشاريع، والفرق.
• قادة الفرق، مشرفو المتابعة، ومسؤولو التميز.
• أمينو السر، موظفو الدعم الإداري، وسكرتارية الإدارات.
• جميع من يُخطط أو يُشارك في إدارة الاجتماعات.

7- مخرجات التدريب

• 🎯 فهم عميق لأهمية الاجتماعات المنتجة.
• 📌 تحديد هدف دقيق لكل اجتماع.
• 📋 إعداد جدول أعمال محترف ومنظم.
• 👥 اختيار المشاركين بدقة.
• 📅 جدولة الاجتماعات بفعالية.
• 🎤 إدارة الاجتماعات بثقة واحترافية.
• 📝 توثيق المخرجات والقرارات بدقة.
• 🔄 متابعة المهام وضمان التنفيذ.

8- التقييم القبلي والبعدي

• التقييم القبلي: استبيان يقيس جودة الاجتماعات الحالية، مع تحليل جدول أعمال أو محضر اجتماع حقيقي.
• التقييم البعدي: مشروع تطبيقي: تخطيط وتنفيذ اجتماع افتراضي + محضر + جدول متابعة + استبيان رضا.